Recrutement des candidats

La loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail s’applique à partir du moment où le contrat est formé. Avant la conclusion du contrat, les parties sont néanmoins tenues de respecter certaines obligations fixées par d’autres règlementations. En outre, les parties sont tenues de respecter, pendant la procédure de recrutement et de sélection, une série de prescriptions et de règles de conduite  qui sont reprises dans une Convention collective de travail.


Dans sa recherche de la bonne personne pour le bon poste, l'employeur s'efforce, par le biais de la collecte d'informations auprès du candidat, de décider de retenir ou de rejeter la candidature. L'ambition (bien intentionnée) de l'employeur de réunir un maximum d'informations sur les candidats risque toutefois de porter atteintes aux dispositions protectrices de la vie privée.

C’est pourquoi l'employeur ne peut pas collecter plus de données à caractère personnel relatives au candidat que ce dont il a besoin pour atteindre son objectif. Les questions ne peuvent porter que sur la nature et les conditions d'exercice de la fonction pour laquelle le candidat postule. Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires à la sélection des candidats peuvent être collectées et enregistrées.

Ainsi, un employeur ne peut par exemple jamais demander l'historique des adresses privées du candidat car ces informations n'ont aucune utilité. Seule l'adresse privée actuelle est pertinente.

Le RGPD interdit en principe le traitement de données sensibles.

Sont ainsi visées les catégories de données suivantes : les données relatives

  • à la race ;
  • aux opinions politiques ;
  • aux convictions religieuses ou philosophiques ;
  • à l'appartenance syndicale ;
  • à la vie sexuelle.

Cette interdiction se justifie en raison du caractère extrêmement sensible de ces données et des dommages éventuels qu'un usage non contrôlé de ces données peut causer aux candidats. Il existe toutefois des exceptions à cette interdiction de principe. Dans le cadre de la relation de travail, un traitement de telles données sensibles est possible à titre exceptionnel lorsqu'il est nécessaire à l'employeur pour lui permettre d'exécuter ses obligations et ses droits spécifiques en matière de droit du travail.

Enregistrement ethnique de candidats

Par application du critère de nécessité, l'employeur peut prendre en compte, dans sa politique du personnel, les données ethniques de candidats en vue d'engager suffisamment de personnes d'origines diverses, de manière à donner à chacun des chances égales sur le marché du travail. Ces données à caractère personnel ethniques ne peuvent cependant pas être utilisées par la suite pour une autre finalité que celle décrite dans la législation qui autorise l'employeur à traiter des données à caractère personnel ethniques. En outre, vu que des données à caractère personnel sensibles sont collectées, l'employeur doit communiquer au candidat la loi sur laquelle il se base pour lui demander son origine ethnique.

Si l'employeur n'invoque pas de législation, il ne peut utiliser des données ethniques que s'il dispose à cet effet du consentement explicite du candidat. Dans ce cas, l'employeur doit faire savoir au préalable au candidat pour quelles raisons il souhaite connaître son origine ethnique et qui en sera informé ultérieurement.

Questions relatives aux opinions politiques et aux convictions religieuses ou philosophiques des candidats

Les questions relatives à une opinion politique ou aux convictions religieuses sont et restent un traitement d'une donnée sensibles, en principe interdit.

Cependant,  une exception existe. En effet, l'interdiction ne s'applique pas lorsque le traitement a lieu dans le cadre d'une procédure de recrutement menée par une association active en politique, un syndicat ou une mutuelle ou s'il s'agit d'une institution religieuse ou philosophique. Dans ces circonstances, la question relative à l'opinion politique ou aux convictions religieuses est effectivement liée à la nature et aux conditions d'exercice de la fonction. Il est donc logique, par exemple, de pouvoir demander à un candidat professeur de religion catholique au sein d'une école catholique s'il adhère à la croyance catholique.

Questions sur l'appartenance syndicale dans le cadre d'une candidature

L'appartenance du candidat à une association active dans le domaine politique, philosophique, religieux, mutualiste ou syndical (et le rôle qu'il y joue) est également une donnée sensible . Il est en principe interdit de réclamer et de traiter de telles données, même si l'employeur souhaite pouvoir évaluer l'engagement social d'un candidat. Cela constitue en effet une intrusion disproportionnée dans la vie privée du candidat.

Si l'employeur est une entreprise de tendance (par exemple un parti politique, un syndicat, une mutuelle, …), la demande de cette donnée et son traitement éventuel sont néanmoins défendables. De telles organisations – mues par une vision syndicale, politique ou religieuse claire – peuvent exiger que leurs membres soient loyaux à leurs principes. Elles peuvent au moins demander ou chercher à savoir si le candidat soutient leurs fondements syndicaux, politiques ou religieux.

Interroger le candidat sur son état de santé n'est pas autorisé, à moins que des caractéristiques spécifiques de l'emploi nécessitent quand même des informations sur son état de santé pour évaluer l'aptitude du candidat.

Cela peut être le cas si une affection médicale peut compromettre la sécurité du travailleur, de ses collègues ou de tiers (ainsi, il vaut mieux qu'un pilote de ligne ne soit pas malvoyant).

Pour certaines fonctions, par exemple un agent de police, la procédure de sélection comporte une évaluation de santé. Cette évaluation de santé n'a toutefois lieu qu'à la fin de la procédure de sélection et ne peut pas servir à effectuer la sélection. Il va de soi qu'ici aussi, seules les données relatives à la santé liées à l'exercice de la fonction spécifique peuvent être prises en considération.

Lorsqu'un employeur souhaite faire subir aux candidats un examen médical, la loi-cadre s'applique. En effet, (faire) procéder à un examen médical est une méthode visant à obtenir des informations sur le candidat et constitue donc un traitement de données à caractère personnel.

Dans cette situation, il s'agit d'évaluer des données relatives à la santé et leur impact éventuel sur les prestations de travail. Vu qu'un traitement de données relatives à la santé est en principe interdit, un employeur ne peut demander à un candidat de subir un examen médical que s'il peut recourir à une des exceptions mentionnées dans la Loi vie privée.

Une de ces exceptions est le consentement écrit du candidat. Une autre exception est la nécessité du traitement en vue d'exécuter des obligations et des droits spécifiques de l'employeur en matière de droit du travail.

Demander à une candidate si elle est enceinte ou l'interroger sur son désir d'enfant est interdit car, pour la plupart des postes vacants, ces informations ne sont pas nécessaires à l'employeur pour effectuer une sélection. Ces questions sont exceptionnellement autorisées si la fonction à pourvoir présente un danger pour l'enfant à naître.

Selon la loi-cadre, c'est en principe interdit.

Mais s'il s'agit d'une profession pour laquelle la loi exige que le titulaire de cette profession dispose d'un casier judiciaire vierge ou exempt de certaines condamnations, ces questions peuvent quand même être posées étant donné que dans ce cas, les réponses sont nécessaires à une application correcte de cette loi. Nous pensons ici par exemple à un agent de police ou au personnel d'une société de surveillance.

Dans ce cas, dès qu'il sait que le candidat répond aux exigences de moralité pour l'emploi vacant (parce qu'il s'est fait présenter un extrait du casier judiciaire), l'employeur doit décider de procéder ou non au recrutement. Il n'a par contre plus aucun intérêt à conserver cette donnée à caractère personnel  par la suite.

Le traitement (par exemple la conservation) de telles données n'est possible que dans un nombre de cas précisés par l’article 10. Le consentement du candidat ne constitue en tout cas pas un fondement juridique pour le traitement de telles données à caractère personne.

Les données à caractère personnel doivent en principe être obtenues auprès du candidat lui-même.

Si l’employeur souhaite toutefois obtenir des informations auprès de tiers, en tant que responsable du traitement, il va devoir obtenir l’autorisation des candidats pour :

  • recueillir leurs données,
  • et traiter ces données à des fins de recrutement (autorisation pour les sous-traitants agissant au nom de l’employeur).

En outre, l'employeur doit également toujours informer le candidat lorsqu'il réclame des informations à son sujet auprès de tiers (donc même si le candidat a donné son consentement).

Selon la Loi-cadre, ce consentement doit être libre. Ce n'est pas le cas si la procédure de sélection est stoppée dans le cas où le candidat refuse une enquête de référence. Il s'agit alors en fait d'une "obligation de consentement".

Le candidat donne son consentement en signant une déclaration dont il peut clairement comprendre la portée et qui doit au minimum comporter les mentions suivantes :

  • son identité, celle des organisations ou des personnes que l'employeur souhaite consulter ;
  • la nature des données demandées ;
  • les motifs de la collecte des données ;
  • la période pendant laquelle le consentement sera utilisé.

Si une personne de référence est indiquée dans le C.V., cela peut tenir lieu de consentement du candidat.

Quoi qu'il en soit, l'employeur ne peut pas systématiquement contrôler auprès de tiers les informations que le candidat lui a transmises.

Supposons qu'un curriculum vitae comporte des lacunes évidentes, l'employeur doit alors d'abord interroger le candidat lui-même quant à ces "trous" manifestes dans son parcours de formation et son parcours professionnel. Ce n'est qu'ensuite, si les explications du candidat à ce sujet ne suffisaient pas, que l'employeur potentiel pourrait envisager de recueillir des données auprès d'autres personnes ou organisations, à condition que le candidat en ait été informé au préalable et ait donné son consentement à cet effet.

Dans le cadre de tests de personnalité ou psychotechniques automatisés, il doit toujours y avoir une procédure permettant au candidat de faire connaître son point de vue concernant les résultats obtenus.

La Loi-cadre interdit en effet de prendre une décision produisant des effets juridiques à l'égard du candidat ou l'affectant de manière significative, par exemple le fait de décider de l'engager ou non, sur le seul fondement d'un traitement automatisé de données.

À la demande d'un employeur, le bureau de sélection déterminera l'aptitude des candidats à une fonction spécifique au moyen d'entretiens et de tests psychologiques. Dans ce cadre, il va de soi qu'un bureau de sélection traite des données à caractère personnel de candidats. Le bureau de sélection doit dès lors respecter la Loi-cadre du 30 juillet 2018, sans perdre de vue la législation spécifique liée aux bureaux de sélection.

Collecte de données à caractère personnel concernant les candidats

Respecter la Loi-cadre signifie notamment que si le bureau de sélection constitue un dossier pour un candidat, ce dossier ne peut pas contenir plus de données que nécessaire pour la fonction vacante. Par conséquent, le même questionnaire ne peut pas être utilisé pour n'importe quel poste vacant car une fonction nécessitera certaines données et une autre en nécessitera d'autres. Le bureau de sélection ne peut d'ailleurs réclamer des données à caractère personnel au candidat que si cela est nécessaire pour la situation de travail.

Ainsi, la question visant à connaître les lieux de résidence successifs d'un candidat n'est pas pertinente. Lui demander son type de logement ou s'il est locataire ou propriétaire semble plutôt relever de la curiosité que de la nécessité.

En outre, un bureau de sélection ne peut pas non plus poser de questions qui pourraient discriminer le candidat. Un bureau de sélection ne peut faire de distinction sur la base de l'âge, de l'orientation sexuelle, de la conviction religieuse ou philosophique, ou d'un handicap qu'en vertu d'exigences professionnelles essentielles et déterminantes.

Consultation du dossier du candidat

Par ailleurs, le candidat a le droit de consulter les résultats personnels des entretiens, tests et épreuves pratiques qu'il a passés. Les données générales qui ne concernent pas le candidat proprement dit, comme les directives générales proposées et élaborées relatives aux résultats, à la validité et à l'interprétation de tests psychologiques ainsi qu'aux bonnes réponses à des tests objectifs, ne relèvent pas du droit de consultation.

Ce droit de consultation offre au candidat la possibilité d'exercer son droit de rectification.

Lorsqu'un candidat invoque le droit d'obtenir une copie du dossier, il est admis dans la doctrine que cela n'inclut pas les rapports généraux ni les résultats de tests rédigés par le bureau de sélection. Le candidat peut faire valoir ce droit sur la base de la réglementation spécifique aux bureaux de sélection et pas en vertu de la Loi-cadre qui ne prévoit qu'un droit de consultation.

Rectification du dossier

Selon la Loi-cadre, toute personne peut obtenir sans frais la rectification de ses données à caractère personnel inexactes.

Le candidat peut également exercer son droit de rectification concernant l'évaluation s'il n'est pas d'accord avec celle-ci. Cela ne veut pas dire qu'il peut alors y substituer sa propre évaluation mais il peut toutefois indiquer qu'il la conteste. Une "mauvaise" évaluation du candidat peut en effet le discréditer.