FAQ Portail APD

Un aperçu des questions les plus fréquentes concernant les procédures relatives au portail APD.

Comment me connecter en tant qu'entreprise ?

  • Cliquez sur : « Soumettre en tant qu'entreprise »  
  • Cliquez sur l'action que vous souhaitez effectuer 
  • Suivez les instructions à l'écran 

L'entreprise pour laquelle je souhaite m'inscrire dispose d'un numéro BCE. 

Entrez le numéro BCE de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous inscrire et résolvez le test mathématique.  Vous serez redirigé vers l'environnement FAS. 

Attention ! Vous devez disposer du rôle "APD_Documentum_Représentant" dans eGov (voir la FAQ : attribution des rôles et gestion de l'accès (principal))  

Le rôle « APD_Documentum_Représentant » ne m'a pas encore été attribué ? Contactez le gestionnaire (principal) des accès ou le représentant légal de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter afin de vous attribuer le rôle via 'Ma Gestion des rôles eGov'. L'Autorité de protection des données ne peut pas vous attribuer ce rôle. Vous trouverez plus d'informations dans la FAQ : Attribution des rôles et gestion (principale) des accès  

L'entreprise pour laquelle je souhaite me connecter possède un numéro BCE et figure sur cette liste.  

Entrez le numéro BCE de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous inscrire et résolvez le test mathématique. Vous serez redirigé vers la page suivante. 

Entrez le numéro d'établissement de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous inscrire et résolvez le test mathématique. Vous serez redirigé vers la page d'inscription ou la page de connexion si vous êtes déjà connu. 

L'entreprise pour laquelle je souhaite me connecter ne possède pas de numéro BCE.  

Cliquez sur « Je n'ai pas de numéro BCE », puis, le cas échéant, sur « Je n'ai pas de numéro de TVA européen ». 

Saisissez le numéro de TVA européen ou, le cas échéant, le numéro de pays unique de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous inscrire, puis résolvez le calcul. Vous serez redirigé vers la page d'inscription ou la page de connexion si vous êtes déjà connu. 

Attention ! Les entreprises belges disposant d'un numéro de TVA européen doivent s'inscrire via leur numéro BCE. 

Où puis-je trouver les différents manuels d'utilisation ?  

Quelles démarches dois-je entreprendre pour obtenir le rôle 'APD_Documentum_Représentant' ?  

  • Si l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter au portail APD n'a pas encore formulé de demande d'accès en ligne en tant qu'entreprise auprès de CSAM :  
  1. Le représentant légal (RL) de l'entreprise doit se connecter à l'aide d'une des clés numériques sur ce site. Attention ! Seul le représentant légal peut formuler une demande d'accès en ligne. (Suivez le guide 'step-by-step') 
  2. Le représentant légal doit désigner un gestionnaire principal des accès au sein de son entreprise, il doit s'agir de lui-même, d'un collaborateur ou d'un autre représentant légal de l'entreprise ; (suivez le guide 'step-by-step'). 
  3. Le gestionnaire principal des accès peut à présent, via my-Egov (https://iamapps.belgium.be/rma/generalinfo?redirectUrl=/rma&language=fr), vous attribuer le rôle 'APD_Documentum_Représentant' (voir aussi le manuel d'utilisation pour la gestion des rôles). 
  • Si l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter au portail APD a déjà formulé une demande d'accès en ligne en tant qu'entreprise auprès de CSAM :  
    • Le (co)gestionnaire principal des accès désigné doit vous attribuer le rôle "ADP_Documentum_Représentant" sur my-Egov (suivez le manuel d'utilisation). 

Où puis-je trouver qui est (sont) le ou les représentants légaux de l'entreprise pour laquelle j'essaie de me connecter et qui doivent m'attribuer le rôle ?

Le rôle 'APD_Documentum_Représentant' peut-il être attribué à plus d'une seule personne pour une même entreprise ?  

  • Oui, le nombre de personnes auxquelles ce rôle peut être attribué n'est pas limité. 

Le rôle 'APD_Documentum_Représentant' peut-il être attribué à une personne qui n'est pas liée à l'entreprise en tant que collaborateur (par exemple à un avocat) ? 

  • Oui, le gestionnaire principal des accès de l'entreprise peut aussi attribuer ce rôle à des personnes externes à sa propre entreprise. 

J'avais auparavant accès au portail APD, mais ce n'est plus le cas à présent. Que dois-je faire ?  

  • Vérifiez si, pour l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter, il est bien possible de se connecter avec eIDAS (FAS). 

  • Il est possible que le rôle 'APD_Documentum_Représentant' ait expiré ou ait été retiré.  Je peux le vérifier en me connectant ici et en cliquant sur ‘Mes attributions de rôles’. Si vous souhaitez que le rôle vous soit réattribué, contactez le gestionnaire principal des accès de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous connecter. 

J'ai demandé le rôle 'APD_Documentum_Représentant' et je n'ai toujours pas accès. Que dois-je faire ?

  • Vous n'avez pas encore accès car votre demande est en attente d'approbation par le représentant légal ou le gestionnaire (principal) des accès de l'entreprise au nom de laquelle vous souhaitez vous connecter sur notre portail. 

Numéro bis : comment obtenir un tel numéro ? 

Cette FAQ ne vous concerne que si, en tant qu'étranger, vous souhaitez accéder au portail GBA au nom d'une entreprise 

  • Le numéro bis est un numéro d'identification unique attribué aux personnes qui ne sont pas inscrites au Registre national, mais qui ont néanmoins une relation avec les autorités belges. 
  • Si vous ne disposez pas encore d'un numéro BIS, un numéro vous sera en principe attribué automatiquement lorsque vous vous inscrirez sur notre portail via FAS. Attention : cela n'est valable que si vous avez la nationalité d'un pays pour lequel il existe un moyen d'identification reconnu au niveau européen. Si vous avez une autre nationalité, il n'est malheureusement pas possible de vous connecter à notre portail. 
  • Pour obtenir votre numéro BIS, vous devez contacter par téléphone le service Sigidis qui, après quelques questions de contrôle, vous communiquera votre numéro BIS. La création de votre numéro BIS peut prendre quelques jours. Nous vous recommandons donc de ne contacter ce service qu'après quelques jours. 
  • Contacter le service Sigidis : https://sigedis.be/fr/contact 
  • Vous pouvez ensuite communiquer le numéro bis au représentant légal ou au gestionnaire d'accès principal de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous inscrire sur notre plateforme. Cette personne devra saisir votre numéro bis sur la plateforme « Ma gestion des rôles eGOv » lorsqu'elle souhaitera vous attribuer le rôle « APD_Documentum_Représentant ». Ce rôle est nécessaire pour accéder à notre plateforme au nom d'une entreprise 

Mon entreprise a un numéro BCE et un représentant légal de nationalité étrangère. Comment le rôle 'APD_Documentum_Représentant' doit-il m'être attribué ? 

  • Si le représentant légal a une nationalité d'un pays étranger pour lequel il existe un identifiant reconnu au niveau européen, cette personne peut alors attribuer ce rôle. Pour vérifier si le représentant légal se trouve dans cette situation, suivez ces étapes : sélectionnez comme méthode de connexion FAS > sélectionnez 'IDENTIFICATION avec une identification électronique reconnue au plan européen' > Si la nationalité du représentant légal s'affiche, ce dernier peut attribuer le rôle via la plateforme 'Ma Gestion des rôles eGov'. 
  • Si le représentant légal ne se trouve pas dans la situation ci-dessus, cette personne peut utiliser d'autres clés numériques pour se connecter à la plateforme 'Ma Gestion des rôles eGov' afin d'attribuer le rôle. Pour activer ces autres clés, le représentant légal doit d'abord s'enregistrer auprès d'un bureau local d'enregistrement. Il existe un bureau d'enregistrement à Bruxelles au SPF Stratégie et Appui - DG Transformation Digitale, mais vous pouvez également vous adresser à une commune disposant d'un bureau d'enregistrement local. Cliquez ici pour plus d'informations. 

Je n'ai pas la nationalité belge et je souhaite obtenir un accès pour une entreprise ayant un numéro BCE. Que dois-je faire ? 

  • Si vous avez la nationalité d'un pays pour lequel il existe un identifiant reconnu au niveau européen, vous pouvez accéder à l'application. Pour vérifier si vous vous trouvez dans cette situation, suivez ces étapes : sélectionnez la méthode de connexion FAS > sélectionnez 'IDENTIFICATION avec une identification électronique reconnue au plan européen' > si votre nationalité s'affiche, vous pouvez vous connecter à notre portail à condition que le rôle 'APD_Documentum_Représentant' vous ait été attribué. Lors de l'attribution du rôle, vous devrez communiquer votre numéro BIS au représentant légal ou à l'administrateur principal des accès de l'entreprise pour laquelle vous souhaitez vous inscrire. Il s'agit d'un numéro d'identification unique attribué aux personnes qui ne sont pas inscrites au Registre national, mais qui ont néanmoins une relation avec les autorités belges. Pour plus d'informations sur le numéro BIS, consultez une autre FAQ. 
  • Si vous avez la nationalité d'un pays pour lequel il n'existe pas d'identifiant reconnu au niveau européen, vous ne pouvez pas accéder à l'application pour cette entreprise.  

Comment modifier la langue d'utilisation de votre compte ? 

À chaque connexion, vous serez invité à définir/confirmer la langue de votre compte (par profil). 

Comment modifier l'adresse e-mail associée à votre compte ? 

 À chaque connexion, vous serez invité à définir/confirmer l'adresse e-mail de votre compte (par profil). 

Puis-je introduire la Partie 1 d'une notification d'une violation de données sans être connecté ?  

  • L'entreprise pour laquelle je souhaite faire une notification possède un numéro BCE et ne figure pas sur cette liste ? : OUI  
  • L'entreprise pour laquelle je souhaite faire une notification possède un numéro BCE et figure sur cette liste ? : NON  
  •  L'entreprise pour laquelle je souhaite faire une notification ne dispose pas d'un numéro BCE : NON  

Que signifie le message d'erreur « Forbidden » lorsque j'ai téléchargé un document dans la partie 2 d'une notification de violation de données ?   

  • Le téléchargement de documents doit respecter les règles suivantes :   
    • Le nom du document ne doit pas dépasser 255 caractères
    • Les caractères suivants sont exclus : ~ “ # % & * : < > ? / \ { | }
    • Certaines extensions ne peuvent pas être téléchargées  

Que signifie le message d'erreur « Ne correspond pas au motif » ?   

  • Vous avez peut-être saisi plus de caractères que le nombre autorisé dans un champ spécifique. Les champs de texte libre ont un maximum de 100 caractères (espaces compris), sauf indication contraire. 
  • Champs spécifiques avec un nombre de caractères différent :
    • Avis du DPD : 500 caractères 
    • Résumé de la violation de données : 2500 caractères 

Pourquoi je ne reçois pas les e-mails de rappel concernant la soumission de la partie 2 à l'adresse e-mail associée à mon compte ?  

  •  Les e-mails de rappel concernant la soumission de la partie 2 seront envoyés à l'adresse e-mail indiquée dans le formulaire par la personne de contact pour la violation de données. 

Pourquoi est-ce que je reçois le courriel de rappel et de confirmation de réception de la partie 2 dans une autre langue que celle dans laquelle j'ai soumis la partie 2 ? 

  • La langue utilisée dans l'e-mail de rappel et d'accusé de réception est déterminée en fonction de la langue dans laquelle vous avez soumis la partie 1. Si vous avez soumis la partie 1 en néerlandais et la partie 2 en français, vous recevrez l'e-mail de rappel et d'accusé de réception de la partie 2 en néerlandais. 

Que signifie le statut 'clôturé' affiché pour mon dossier de violation de données sur le portail ?  

  • Cela signifie que le dossier a été traité et clôturé au sein du Secrétariat Général de l'Autorité de protection des données (ci-après : APD), conformément à l'article 39, § 1er du Règlement d’ordre intérieur de l’APD.  
  • Cela ne signifie aucunement qu'aucun dossier d’inspection ne pourrait être initié conformément à l'article 39, § 2 j° l'article 85, point 7° du Règlement d’ordre intérieur de l’APD.  

Que se passe-t-il si vous n'avez pas introduit la Partie 2 d'un dossier de violation de données à temps (dans les 21 jours calendrier qui suivent l'introduction de la partie 1) ?  

  • Dans ce cas, vous commettez peut-être une violation de l'article 33.4 du RGPD. En effet, vous n'avez pas fourni la totalité des informations conformément aux modalités et sans retard indu.  
  • Cette information peut être prise en compte comme élément pour porter le dossier à la connaissance du Service d'Inspection, conformément à l'article 39, § 2 du Règlement d'ordre intérieur.  

Pouvez-vous inscrire ou désinscrire un DPO pour une entreprise ?  

  • OUI : Vous devez vous connecter pour l'entreprise pour laquelle vous souhaitez inscrire ou désinscrire un DPO (voir FAQ : "Comment se connecter")  
  • Vous ne pouvez désinscrire un DPO que si vous disposez d'un DPO-case actif (voir manuel d'utilisation : DPO-case)  

Pouvez-vous modifier les données du DPO-case d'une entreprise ?  

  • OUI : Vous devez vous connecter pour l'entreprise pour laquelle vous souhaitez modifier les données du DPO-case (voir FAQ : "Comment se connecter")  
  • Vous ne pouvez modifier que certaines données du DPO-case pour une entreprise. Pour modifier certaines données du DPO-case pour l'entreprise, vous devez d'abord désinscrire le DPO et une nouvelle inscription de DPO doit être effectuée (voir le manuel d'utilisation). 

Comment puis-je contacter l'Autorité de protection des données en cas de problème ?  

  • Veuillez tout d'abord parcourir les FAQ et/ou les manuels d'utilisation, vous y trouverez la réponse dans 99,9% des cas.  
  • Si les problèmes persistent, veuillez compléter ce formulaire et le renvoyer ensuite par mail à l'adresse support-dms@apd-gba.be.