Système d’information sur les visas (VIS)

Le système d'information sur les visas (VIS) permet aux pays Schengen d'échanger des données relatives aux visas court séjour. Il s'agit d'un système informatique central géré par eu-LISA, l’agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice, et relié aux systèmes informatiques nationaux des autorités compétentes. En Belgique, les données se trouvant dans le VIS sont introduites en principe par le SPF Affaires étrangères et par l’Office des Étrangers qui sont responsables conjoints du traitement dans le cadre de la gestion et la délivrance des visas court séjour.

Le VIS ainsi que la gestion des visas court séjour sont encadrés par le Règlement européen n°767/2008 ainsi que le Code des visas.

Le VIS ne concerne actuellement que les données en lien avec les visas court séjour (à savoir un visa pour un séjour de 90 jours maximum) et les visas de transit. Le VIS contient les catégories de données suivantes  :

• les données d’identité sur la personne qui demande un visa (ex. le nom, le(s) prénom(s), la date de naissance, le lieu et le pays de naissance, le sexe, le nom de famille antérieur, la nationalité actuelle et à la naissance, l’adresse du domicile) ;
• des informations sur la profession du demandeur (ex. la profession actuelle et l’employeur ou l’établissement scolaire si le demandeur est un étudiant) ;
• des informations sur l’autorité parentale ou le tuteur légal pour les mineurs (ex. le nom et le prénom de la personne disposant de l’autorité parentale ou de la tutelle) ;
• des informations concernant le visa demandé (ex. le numéro de la demande, la durée du séjour, le motif du séjour, le statut de la demande de visa, le lieu et la date de la demande, l’état membre Schengen de la première entrée, l’autorité ayant pris une décision concernant le visa demandé, le lieu et la date de la décision, le type de visa, le cas échéant les motifs en droit en cas de refus, révocation ou annulation, le cas échéant le numéro de la vignette visa, le territoire sur lequel le titulaire du visa est autorisé à voyager, etc.) ;
• des informations sur le document de voyage (ex. le type et numéro du ou des documents de voyage tels que le passeport, le pays de délivrance du document, la date d’expiration de la validité du document, l’autorité qui a délivré le document et la date de délivrance) ;
• des informations sur la personne adressant l’invitation et/ou susceptible de prendre en charge les frais de subsistance durant le séjour (ex. le nom, le prénom et l’adresse de la personne physique ou s’il s’agit d’une société ou d’une organisation, les nom et adresse de la société et les nom et prénom de la personne de contact) ;
• une photographie du demandeur ;
• les empreintes digitales des 10 doigts du demandeur sauf si le demandeur est âgé de moins de 12 ans et sauf pour les personnes pour lesquelles il est physiquement impossible de recueillir les empreintes digitales ;
• le cas échéant, les données relatives aux personnes qui accompagnent le demandeur de visa en cas de demande groupée (lorsque par exemple le demandeur voyage en famille ou dans le cadre d’un voyage d’affaires) ; et
• le cas échéant, toutes les informations en lien avec de précédentes demandes introduites par le même demandeur (ex. si le demandeur introduit 6 mois plus tard une nouvelle demande de visa, un lien avec l’ancienne demande sera réalisé dans le VIS).

Les données sont inscrites dans le VIS dès lors que la demande de visa court séjour est jugée recevable et seront conservées pendant 5 ans sauf si le demandeur du visa a acquis la nationalité d’un Etat membre avant l’expiration du délai ou si le refus d’un visa a été annulé par une juridiction ou une chambre de recours.

Le VIS est utilisé pour permettre aux autorités compétentes de gérer les demandes de visa et pour contrôler si une personne se trouvant à une frontière extérieure de la zone Schengen ou dans un pays Schengen dispose d'un visa valable.

Plus précisément, le VIS est utilisé pour les finalités suivantes :

• faciliter la gestion des demandes de visa ;
• faciliter la lutte contre la fraude (dont fraude au visa, vol d’identité, etc.) ;
• contrôler que les conditions d’accès aux territoire de l’État membre Schengen soient garanties tant au point de passage que sur le territoire de l’État membre concerné ;
• permettre l’identification de la personne concernée ; et
• contribuer à prévenir les menaces pesant sur l’ordre public, la sécurité intérieure et la santé publique.

Le VIS est également utilisé – à titre subsidiaire :

• par les autorités compétentes des États membres aux fins de la prévention, détection et investigation des infractions terroristes et autres infractions pénales graves (sous certaines conditions) ;
• pour déterminer l’État membre responsable pour le traitement d’une demande d’asile ; et
• pour examiner les demandes d’asile.

Toute personne qui demande un visa se présente auprès de l'autorité compétente (en principe le consulat ou le prestataire externe du lieu du domicile du demandeur) où sont prises une photo numérique et dix empreintes digitales. Ces données sont enregistrées dans une banque de données centrale (le VIS). De cette façon, les données ne doivent pas être à nouveau transmises lors de chaque nouvelle demande de visa.

En Belgique, le traitements des demandes de visa court séjour est effectué essentiellement et conjointement par l’Office des Étrangers et le SPF Affaires étrangères (Direction Générale affaires consulaires). Si vous souhaitez de plus amples informations sur la manière dont ces autorités gèrent les demandes de visas, nous vous renvoyons vers leur déclaration de confidentialité (voir ci-dessous « Liens utiles »).

Tous les pays de la zone Schengen utilisent le VIS. Les autorités compétentes pour l'émission de visas dans ces pays ont accès à la banque de données centrale pour toutes les demandes de visa.

Pour certaines nationalités, la Belgique et les autres États membres Schengen peuvent demander à leurs homologues d’être consultés préalablement afin que celui-ci puisse, le cas échéant, s’opposer à la délivrance du visa. Ils peuvent également pour certaines nationalités demander à leurs homologues d’être informés a posteriori de la délivrance d’un visa.

Depuis la mise en service du système d’entrée/de sortie « Entry Exit System » (EES), le VIS est relié aux informations contenues dans l’EES afin notamment d’améliorer l’efficacité et la rapidité des vérifications aux frontières. En d’autres termes, les autorités compétentes (notamment celles situées aux frontières) peuvent accéder tant aux informations contenues dans le VIS que dans l’EES et en extraire les données et les insérer dans l’autre bases de données. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur la base de données EES, nous vous invitons à consulter la page suivante : "Système d'entrée et de sortie (Entry/Exit System)"

Les autorités responsables de l'identification et des contrôles aux frontières extérieures de la zone Schengen peuvent également consulter le système, tout comme les autorités qui traitent les demandes d'asile. Dans des cas exceptionnels, le VIS est aussi utilisé pour enquêter sur des délits. Le VIS ne peut donc être consulté que par les services habilités dans le cadre de l'exercice de leurs tâches spécifiques.

Le Contrôleur européen de la protection des données (EDPS) contrôle les traitements de données dans le système central du VIS (géré par eu-LISA). Les autorités nationales de contrôle, dont fait  partie l'APD, contrôlent la légitimité des traitements de données au niveau national, ainsi que la transmission des données vers le système central du VIS.

A cet égard, l’APD effectue en principe tous les quatre ans un ensemble d’audits en vue de contrôler le respect de la réglementation applicable dont le RGPD, le Règlement VIS et le Code des visas.

Enfin, le « Coordinated Supervision Committee » (ci-après « CSC ») a été créé au sein du Comité européen de la protection des données regroupant l’EDPS ainsi que les autorités nationales de contrôle afin d’assurer un contrôle homogène des systèmes européens dont le VIS fait partie. Le CSC se réunit régulièrement (en pratique quatre fois par an) et permet au groupe de s’échanger des informations pertinentes, s’assister mutuellement dans la réalisation des audits et des enquêtes, d’étudier et d’apporter des réponses communes aux problèmes liés au cadre légal et à l’implémentation pratique du système ainsi que pour promouvoir les droits des personnes concernées.

En tant que personne concernée dont les données ont été insérées dans le VIS (principalement en tant que demandeur d’un visa court séjour et/ou de garant), vous disposez des droits suivants :

• le droit d’être informé sur le traitement de vos données : à cet égard, nous vous renvoyons vers les déclarations de confidentialité accessibles sur les sites de l’Office des Étrangers et du SPF Affaires étrangères (voir ci-dessous « Liens utiles ») ;
• le droit d’accéder aux données à caractère personnel vous concernant : vous avez le droit d’obtenir la communication d’une copie des données à caractère personnel qui ont été enregistrées dans le VIS ainsi que de l’identité de l’État membre qui a enregistré ces données.
• le droit de rectifier les données vous concernant qui seraient inexactes ;
• le droit de faire effacer des données vous concernant qui ont été enregistrées de manière illicite ;
• le droit de limiter le traitement si vous contestez l’exactitude des données vous concernant, la licéité du traitement, si les données ne sont plus nécessaires ou si vous vous êtes opposé au traitement : le droit de limiter le traitement, vous permet de demander au responsable du traitement d’uniquement conserver vos données ;
• le droit de vous opposer au traitement pour les données traitées sur la base de l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ou sur la base d’un intérêt légitime :  le droit d’opposition vous permet de demander au responsable du traitement de ne plus traiter vos données pour la finalité concernée.

Veuillez toutefois noter que ces droits ne sont pas absolus et peuvent vous être refusés de façon motivée.

La demande doit être adressée à l’Office des Étrangers ou au SPF Affaires étrangères par courrier électronique ou par courrier ordinaire : 

Office des étrangers
Direction Accès et Séjour
Pachecolaan 44, 1000 Bruxelles (Belgique)
e-mail : dpo.dvz@ibz.fgov.be

Service public Affaires étrangères 
Direction générale des Affaires consulaires 
Rue des Petits Carmes 15, 1000 Bruxelles (Belgique)
Formulaire de contact : https://diplomatie.belgium.be/fr/contact/formulaire-de-contact