Les obligations du responsable

Afin que la personne concernée puisse effectivement contrôler ses données, la Loi vie privée prévoit un droit d’accès, assorti d’un droit de communication.

Très concrètement, en tant que responsable du traitement, vous avez l’obligation de notifier les informations suivantes si la personne concernée exerce son  droit d’accès :

  • si des données le concernant sont effectivement traitées ou non ;
  • le but dans lequel ses données son traitées ;
  • la nature des données ;
  • l’origine des données ;
  • la catégorie de destinataires auxquels ces données sont fournies.

En tant que responsable du traitement, vous devez également transmettre de manière compréhensible les données mêmes qui sont traitées.

Ce droit d’accès ne suppose pas nécessairement que vous transmettiez le dossier dans lequel se trouvent les données à caractère personnel à la personne concernée ou qu’elle puisse consulter avec vous l’écran d’ordinateur concerné. Vous n’êtes pas non plus obligé de donner à la personne concernée une copie des données traitées. En d’autres mots, il suffit que les données soient transmises à la personne concernée, mais vous pouvez décider de la manière dont vous le faites.

L’exercice du droit d’accès est gratuit.

Pour exercer son droit d’accès, la personne concernée doit vous adresser une demande écrite en fournissant la preuve de son identité, ce qui implique qu’elle joigne une copie de sa carte d’identité.

La demande doit également répondre à une série d’exigences formelles. Conformément à la Loi vie privée, la demande doit être datée et signée. La personne concernée doit envoyer sa demande par la poste ou par un moyen de communication électronique (ex. fax ou e-mail avec une signature électronique), mais peut également la délivrer sur place en mains propres.

Si ces conditions sont remplies, vous êtes dans l’obligation fournir les informations requises et disponibles concernant les données traitées de la personne concernée. Vous devez le faire dans un délai maximum de 45 jours après la réception de la demande.

Si vous ne réagissez pas ou que vous refusez, ou si votre réponse n’est pas satisfaisante, la personne concernée peut se tourner vers la l'Autorité qui interviendra, dans le cadre de sa mission de médiation, pour faire respecter ses droits.