Qu'en est-il de la recherche généalogique et de la recherche historique

La réglementation a prévu une nouvelle possibilité d'utilisation, à savoir l’obtention d’informations des registres de la population (soit par le biais d’extraits ou de certificats, soit via des listes de personnes ou via une consultation) pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques. L'Autorité était d’ailleurs favorable à cette possibilité d’utilisation depuis longtemps.

Extraits et certificats

Une première extension concerne la possibilité d’obtenir des extraits et des certificats pour des raisons généalogiques, historiques ou pour d'autres raisons scientifiques.

Ces documents sont délivrés librement s'il s'agit de données provenant de registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans. Les ascendants peuvent également être mentionnés si cela a été demandé.

Quant à la délivrance d’extraits ou de certificats présentant des données provenant de registres de la population clôturés il y a moins de 120 ans, les règles sont plus strictes. En effet, la protection de la vie privée entre en ligne de compte, exigeant le consentement de la personne concernée ou de ses proches pour la divulgation des données à caractère personnel demandées (s’il n’y pas de descendants aupremier degré, il incombe au Collège des Bourgmestres et Échevins de décider). Il convient de préciser à cet égard qu'il appartient au demandeur lui-même, et non à la commune, de se procurer un tel consentement.

Dans un souci de protection de la vie privée de la personne concernée, de son conjoint survivant ou du cohabitant légal survivant et de ses descendants, un système  a été élaboré de sorte que l’adresse de la personne concernée ne soit pas communiquée au demandeur. Le demandeur peut joindre à sa demande un courrier destiné à la personne concernée. Ce courrier sera envoyé par la commune au destinataire qui décidera lui-même ensuite de donner suite ou non à la requête du demandeur et de donner son consentement ou pas.

La demande sera introduite via une requête motivée adressée au Collège des Bourgmestres et Échevins. La requête comprend en outre l'engagement du demandeur de n'utiliser les informations obtenues que pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques et  mentionne les éventuelles publications. Le Collège des Bourgmestres et Échevins peut toujours demander des informations complémentaires pour étayer la demande.

La commune peut délivrer ces extraits et certificats contre paiement.

La consultation

Une deuxième extension concerne les registres clôturés depuis plus de 120 ans qui peuvent être consultés librement s'il s'agit de finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques. Les modalités de consultation de ces registres sont définies par le Collège des Bourgmestres et Échevins. Il s’agit d’informations pratiques telles que les heures d’ouverture, le délai pour introduire la demande, etc. La commune ne peut évidemment régir ces aspects que pour des archives qui sont encore en sa possession.

La numérisation de ces registres est également une possibilité prévue, ce qui contribue à une conservation durable de ceux-ci. Il est également possible de mettre à disposition des tiers la copie de ces registres clôturés il y a plus de 120 ans contre paiement pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques. Ces tiers ne peuvent diffuser les registres. Il faut éviter que ces listes en tant que telles se retrouvent sur Internet.

Fournir des listes de personnes

Une troisième et dernière extension concerne la possibilité de désormais fournir également des listes de personnes à des chercheurs justifiant explicitement d’un intérêt historique ou d'un autre intérêt scientifique manifeste. La liste peut aussi mentionner les ascendants.

La demande pour l’obtention de listes de personnes provenant de registres clôturés il y a moins de 120 ans, et ce pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques, doit être adressée au Collège des Bourgmestres et Échevins à l’aide d’une requête motivée. Cette requête comprend en outre l'engagement du demandeur de n'utiliser les informations obtenues que pour des finalités généalogiques, historiques ou d'autres finalités scientifiques et mentionne les éventuelles publications pour lesquelles ces données seront utilisées. Avant de transmettre les données demandées provenant des registres de la population, le Collège des Bourgmestres et Échevins peut réclamer au demandeur des informations complémentaires pour appuyer le bien-fondé de la demande.