Organisation du travail

L'employeur peut exercer une surveillance via des outils professionnels tels que les horaires de travail et les agendas électroniques de ses employés, mais la Loi vie privée est également d'application.
Données à caractère personnel et horaires de travail
Données à caractère personnel et agenda

Dans des entreprises proposant des horaires de travail flexibles, il est important que les collègues sachent avec qui ils doivent collaborer à quel moment et qui les remplace à quel moment.

En outre, pour les travailleurs qui sont demandeurs d'horaires de travail flexibles, la communication des horaires de travail correspond à leurs "prévisions normales" en matière de respect de leur vie privée (article 4, § 1, 2° de la Loi vie privée).

Dans la mesure où la "publication" visée de données à caractère personnel de travailleurs sert un motif valable, cette communication peut éventuellement être considérée comme pertinente et non excessive à la lumière de la Loi vie privée (article 4, § 1, 3° de la Loi vie privée), par exemple si la communication des horaires de travail favorise le bon déroulement du travail, ce qui constitue en soi une finalité légitime.

Pour l'utilisation de données d'un agenda électronique (par ex. l'agenda Outlook), les règles générales en matière de respect de la vie privée sont d'application. Ainsi, il doit y avoir une finalité légitime pour consulter des données à caractère personnel dans un agenda ou pour y accéder. Assurer la continuité du service et le bon fonctionnement de l'administration publique constituent un exemple de finalité légitime.

Cependant, l'employeur qui est contraint d'accéder à des informations doit de plus utiliser les moyens les plus adéquats et les plus proportionnels afin de limiter les risques de violation de la Loi vie privée, d'autant qu'un agenda, outre des informations professionnelles, peut également contenir des informations privées.

À cet égard, les informations recherchées doivent a priori être nécessaires pour la poursuite des activités professionnelles, il doit y avoir une situation spécifique ne permettant pas à la personne concernée de communiquer elle-même ces informations dans un délai utile (par ex. absence), et il ne peut exister aucune autre façon moins attentatoire à la vie privée d'obtenir ces informations.

Si la continuité du service est assurée par un remplaçant du travailleur, il n'y a bien évidemment aucune raison impérieuse de consulter les données de l'agenda, vu que les rendez-vous en cours seront pris en charge par ce remplaçant, surtout si le travailleur a communiqué au préalable au chef de département le nom de son remplaçant.