Une relation (pré)contractuelle directe

L'exécution de tout contrat que vous avez conclu entraîne bien entendu une série de traitements de vos données à caractère personnel. Si un prospect pose des questions, la réponse à ces questions impliquera également le traitement de données à caractère personnel.

Dans ces cas, la Loi vie privée prévoit qu'un traitement de données est autorisé, dans la mesure où il s'avère nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.

En ce qui concernce les clients, le suivi contractuel est nécessaire. On peut par exemple penser, dans ce cadre, à la livraison, la facturation ou à une éventuelle mise en demeure. Les données précises nécessaires dépendront du produit et/ou du service concerné.

En ce qui concerne les prospects, il est parfois nécessaire de disposer de leurs coordonnées pour répondre à leur demande, par exemple pour pouvoir établir une offre personnalisée.
Les traitements qui ne sont pas strictement nécessaires pour l'exécution d'un contrat ou pour la prise de mesures précontractuelles doivent donc reposer sur un autre fondement. Dans la pratique, de nombreuses sociétés attachent beaucoup d'importance à l'entretien de leurs relations avec leurs clients et prospects, c'est ce qu'on appelle le "customer relationship management". Cette gestion de la clientèle comprend, entre autres, les études de satisfaction menées auprès des clients spécifiquement sur les produits et les services qu'ils achètent, l'information des prospects sur de nouvelles promotions ou encore l'envoi d'une invitation aux anciens clients en vue de leur proposer une prolongation ou le renouvellement de leur contrat. Etant donné que ces actions ne sont pas strictement nécessaires pour l'exécution du contrat ou la prise de mesures précontractuelles, elles doivent reposer sur le consentement ou sur ce qu'on appelle l'intérêt pondéré.

La vente, la location ou la mise à disposition d'une quelconque autre manière d'un fichier de clients à une autre entreprise à des fins de marketing direct ne peut pas reposer sur le fondement cité plus haut.