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Il n'existe pas de disposition légale générale qui stipule ce qui doit précisément figurer dans un dossier du personnel ni combien de temps un dossier du personnel doit être conservé. Selon la Loi vie privée, l'employeur ne peut pas conserver les données à caractère personnel de ses travailleurs plus longtemps que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ces données ont été obtenues et utilisées, en l'occurrence la gestion du personnel et l'administration des salaires. Cela signifie que les données à caractère personnel des travailleurs ne peuvent plus être traitées au terme du contrat de travail, sauf lorsqu'il existe une législation qui précise qu'un dossier du personnel (ou certaines pièces de ce dossier du personnel) doi(ven)t être conservé(es) pendant une période plus longue au sein de l'entreprise. Puisqu'il n'existe donc aucun dossier du personnel type dans la pratique, il faut juger, pour chaque document repris dans le dossier du personnel, s'il existe une législation spécifique relative au délai de conservation.

C'est obligatoire s'il existe une loi qui l'impose. Généralement, l'employeur demande ces informations afin d'éviter un conflit d'intérêts. C'est surtout très important au sein des services publics. Imaginez qu'un inspecteur alimentaire dirige lui-même une entreprise alimentaire et qu'il doive évaluer sa propre entreprise.

Non, à moins que ce dernier vous ait donné son consentement.

Les membres du personnel qui travaillent au service du personnel peuvent également consulter votre dossier. Ils ne peuvent en effet pas faire autrement s'ils veulent accomplir correctement leur travail. Mais l'employeur doit toutefois veiller à ce que ces membres du personnel n'aient accès qu'aux informations dont ils ont besoin pour leur travail. Le membre du personnel qui ne tient à jour que les présences et les absences des travailleurs ne doit donc pas pouvoir voir les formations que vous avez suivies et ne peut pas consulter votre fiche de salaire ou vos évaluations.

Bien que vous ayez le droit de consulter votre propre dossier du personnel, c'est toutefois l'employeur qui détermine les modalités de cette consultation. Il peut choisir entre les possibilités suivantes :

  • il vous laisse lire le dossier ;
  • il vous dit lui-même ce qui y figure ;
  • il vous remet une copie du dossier.

Quoi que décide votre employeur, il ne peut jamais vous laisser dans l'ignorance quant à votre dossier.

Vous avez toujours le droit de consulter votre propre dossier du personnel. À cet effet, vous pouvez invoquer l'article 10 de la Loi vie privée.

Si vous travaillez dans un service public, outre la Loi vie privée, vous pouvez également invoquer la législation relative à la publicité (loi du 11 avril 1994).

Votre employeur est obligé de vous en informer. Il peut le faire via l'intranet de votre entreprise, par e-mail, en annexe à votre fiche de salaire ou également via le règlement de travail que vous avez reçu lorsque vous avez commencé à travailler dans l'entreprise.

De manière générale, votre employeur peut conserver les données suivantes dans votre dossier du personnel :

  • Les données de sollicitation 
  • Toutes les données permettant de déterminer votre salaire :
    o Votre âge, votre ancienneté, peut-être avez-vous droit à une prime ou à une assurance de groupe, …
  • Toutes les données nécessaires pour l'application de la législation sociale et fiscale, comme par exemple la composition du ménage :
    o pour être en ordre avec l'assurance maladie
    o les allocations familiales
    o le calcul de votre pension
    o le bénéfice éventuel d'autres allocations
  • Toutes les données nécessaires à votre travail proprement dit :
    o les horaires
    o les compétences
    o les formations à suivre
    o les résultats minimum à obtenir
  • Les données de formation afin de pouvoir vous installer au bon poste :
    o les formations suivies
    o les formations prévues
    o les besoins en formation
  • Les données de planification de carrière :
    o les promotions
    o le congé parental
    o les interruptions de carrière
    o le temps plein ou le temps partiel

Non seulement c'est autorisé mais c'est obligatoire. Votre employeur doit évidemment savoir un certain nombre de choses à votre égard, ne fût-ce que pour payer votre salaire. Mais il a certainement aussi encore besoin d'autres données à votre sujet qui concernent la sécurité sociale, votre situation familiale, les diplômes que vous avez obtenus ou les formations que vous avez suivies ou que vous devez encore suivre pour pouvoir réaliser un travail déterminé.

Cela ne signifie pas qu'il peut conserver toute donnée vous concernant sans condition. Il ne peut conserver que les informations dont il a strictement besoin pour vous accorder ce à quoi vous avez droit et dont il a besoin à titre personnel pour pouvoir vous installer au bon poste au travail. Il ne peut donc pas conserver des données médicales vous concernant, comme par exemple le fait que vous avez souffert cette année-là d'une pneumonie et que vous avez été victime d'une fracture de la jambe. Bien entendu, il peut toutefois consigner les jours auxquels vous avez été absent(e) pour cause de maladie.