Dossier du personnel

Un dossier du personnel contient de nombreuses données à caractère personnel concernant les travailleurs, données que l'employeur collecte dans le cadre de sa relation de travail avec ces derniers. Parce que les dossiers du personnel contiennent des données à caractère personnel des travailleurs, l'employeur doit tenir compte de la Loi vie privée dans la gestion de ses dossiers du personnel.
Accès au dossier du personnel
Délai de conservation
Fichier de formation
Le passeport de sécurité
La réclamation par l'employeur d'informations relatives aux fonctions et mandats externes
Déclaration auprès de l'Autorité

La Loi vie privée confère à une personne un droit d'accès  aux informations la concernant comme repris dans l'article 10 de la Loi vie privée. Sur la base de cet article, un travailleur a accès à son propre dossier du personnel.

Lorsque l'employeur est une autorité administrative, le travailleur peut également invoquer la législation relative à la publicité pour sa demande de consultation.

La législation relative à la publicité prévoit également un droit d'obtenir une copie, ce qui, sur la base de la Loi vie privée, ne peut pas être imposé. En vertu de la Loi vie privée, l'employeur a en effet le choix de laisser le travailleur lire le dossier, de lui dire ce qui y figure ou de lui en remettre une copie. La seule chose qui ne soit pas possible, c'est de refuser purement et simplement au travailleur l' "accès" au dossier.

Accès au dossier du personnel d'un collègue

L'employeur doit également veiller à ce que le droit de consultation d'un travailleur ne se retrouve pas noyé dans des informations d'entreprise confidentielles ou ne remette pas en cause la protection des données à caractère personnel d'autrui (par exemple un collègue). Cela signifie que d'autres personnes, comme des collègues, ne peuvent pas avoir accès au dossier du personnel d'un travailleur sans le consentement de ce dernier.

Selon la Loi vie privée, l'employeur doit veiller à ce que pour les travailleurs du service du personnel agissant sous son autorité, l'accès aux données d'un dossier du personnel et les possibilités de traiter ces données restent limités à ce dont ces travailleurs ont besoin pour l'exécution de leurs tâches ou à ce qui est nécessaire pour les besoins du service (article 16 de la Loi vie privée).  En tant qu'employeur, veillez donc à ce que seuls les documents pertinents et essentiels figurent dans le dossier d'un travailleur (les grandes étapes dans la carrière, comme le recrutement, la promotion, les régimes de congé, la formation, les sanctions) et préservez la vie privée des autres collègues, si les documents relatifs au travailleur contiennent aussi des données d'autres collègues, en ne les rendant publics que partiellement.

Accès au dossier du personnel pour un associé

Un associé peut consulter les données à caractère personnel des membres du personnel dont la société traite des données s'il est chargé des obligations en matière de législation sociale, du fonctionnement de l'administration du personnel ou de l'application d'une politique du personnel. Quoi qu'il en soit, cet accès au dossier du personnel doit être conforme à la finalité pour laquelle la société a obtenu ces données à caractère personnel.

Droit de rectification

Tout d'abord, l'employeur est responsable de l'exactitude des données à caractère personnel de ses dossiers du personnel (article 4 de la Loi vie privée ). La Loi vie privée et la législation relative à la publicité disposent en outre que le travailleur a le droit d'obtenir sans frais la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte qui le concerne (article 12, § 1er de la Loi vie privée). Attention, ce droit ne s'applique pas par exemple aux données d'évaluation. Le travailleur devrait toutefois pouvoir compléter une évaluation négative par une déclaration selon laquelle il conteste l'évaluation faite par l'employeur.

Il n'existe pas de disposition légale générale qui stipule ce qui doit précisément figurer dans un dossier du personnel ni combien de temps un dossier du personnel doit être conservé.

Selon la Loi vie privée, l'employeur ne peut pas conserver les données à caractère personnel de ses travailleurs plus longtemps que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ces données ont été obtenues et utilisées, en l'occurrence la gestion du personnel et l'administration des salaires.

Cela signifie que les données à caractère personnel des travailleurs ne peuvent plus être traitées au terme du contrat de travail, sauf lorsqu'il existe une législation qui précise qu'un dossier du personnel (ou certaines pièces de ce dossier du personnel) doi(ven)t être conservé(es) pendant une période plus longue au sein de l'entreprise. Puisqu'il n'existe donc aucun dossier du personnel type dans la pratique, il faut juger, pour chaque document repris dans le dossier du personnel, s'il existe une législation spécifique relative au délai de conservation.

Les employeurs sont, pour diverses raisons, intéressés par un inventaire des formations suivies par les travailleurs. Ainsi, un tel inventaire sert par exemple à évaluer si les compétences requises pour exécuter certaines missions sont bien présentes au sein d'une entreprise.

Un employeur est autorisé à conserver un tel fichier de formation et peut, à cet effet, demander le consentement des travailleurs mais cela n'est pas nécessairement obligatoire. Il existe en effet d'autres fondements que le consentement du travailleur dans la Loi vie privée qui l'y autorisent. Ainsi, il y a le contrat de travail conclu entre l'employeur et le travailleur (voir l'article 5, b) de la Loi vie privée ). Sur la base de l'article 5, f) de la Loi vie privée , un tel inventaire peut également être conservé.

Les travailleurs peuvent aussi trouver un intérêt dans cet enregistrement. Pensons par exemple aux primes de formation, aux décisions de promotion, …

L'enregistrement des formations suivies est par ailleurs pertinent pour la relation de travail (il permet à l'employeur de mener une politique de formation, une politique de promotion, …).

Ce n'est toutefois pas parce qu'un inventaire peut être tenu sans le consentement des travailleurs que la conservation d'un tel inventaire ne doit pas pour autant être transparente à leur égard. La conservation d'un inventaire des formations suivies constitue un traitement de données à caractère personnel  et doit dès lors être conforme à la Loi vie privée.
Les travailleurs doivent donc être informés de cet inventaire : quelle(s) en est (sont) la (les) finalité(s), qui a accès au fichier, … En outre, le travailleur doit pouvoir consulter son propre historique de formation lorsqu'il en fait la demande.

Les dirigeants et la direction du personnel peuvent-ils consulter ce fichier ?

Oui. Il est logique que les chefs et la direction du personnel puissent consulter l'historique de formation. Ils y auront certainement recours, tout comme à d'autres éléments, pour mener une politique du personnel efficace (sélection, promotion, développement de la carrière, répartition du travail en fonction de la formation suivie, …).

 

Le passeport de sécurité  donne lieu à une collecte de données à caractère personnel. Dès lors, la Loi vie privée  s'applique aux données à caractère personnel collectées pour le passeport de sécurité.

Cela signifie que les traitements de données  liés au passeport de sécurité ne peuvent être exécutés par l'employeur que moyennant le respect d'un certain nombre de conditions (voir l'article 5 de la Loi vie privée).

Même si l'employeur fournit les données à caractère personnel du travailleur à d'autres personnes, la Loi vie privée est d'application. Si le passeport de sécurité personnel a pour but de collecter de manière uniforme et claire des informations qui doivent permettre aux donneurs d'ordre de juger si les travailleurs de l'employeur ont suivi les formations/instructions nécessaires et s'ils ont été déclarés médicalement aptes pour l'exécution de certaines tâches risquées, il s'agit d'une finalité explicite pour transmettre les passeports de sécurité à un donneur d'ordre.

Le passeport de sécurité contient également des données relatives aux examens médicaux subis par un travailleur. Le passeport de sécurité peut uniquement mentionner l'information selon laquelle le travailleur est ou non médicalement apte pour l'exécution de certaines tâches (risquées). L'état de santé du travailleur concerné ne peut pas être abordé dans les détails.

Bien que la réclamation d'informations relatives aux fonctions et mandats externes peut éventuellement être considérée comme une ingérence dans la vie privée (article 8 de la Convention européenne des droits de l'homme ), cela ne signifie pas nécessairement que cela soit contraire à la Loi vie privée.

Si une loi l'impose, la réclamation d'informations relatives aux fonctions et mandats externes est autorisée. De telles informations sont surtout réclamées pour éviter un conflit d'intérêts. Ainsi, il importe par exemple qu'un inspecteur alimentaire ne possède pas lui-même une entreprise alimentaire.

Avant de réclamer ces informations, il importe de vérifier :

  • si l'on souhaite réclamer toutes les fonctions et/ou tous les mandats ou uniquement certains mandats qui comportent des risques spécifiques pour la fonction exercée ;
  • si cette obligation de notification s'applique à tous les travailleurs ou uniquement à certains travailleurs qui, en raison de leur fonction, sont exposés à des risques spécifiques comme le conflit d'intérêts ;
  • s'il y a des données à caractère personnel sensibles. En raison du caractère extrêmement sensible de ces données et des dommages éventuels qu'un usage non contrôlé de celles-ci peut occasionner au travailleur, la Loi vie privée en interdit en principe le traitement (article 6, § 1 de la Loi vie privée)  ;
  • si les travailleurs doivent communiquer des données relatives à d'autres personnes (par exemple des cohabitants, des parents, des alliés) ;
  • si des sanctions peuvent être infligées si le travailleur ne veut pas fournir ces informations.

Pour cette problématique, voir également l'avis de l'Autorité n° 04/2003 du 10 février 2003 relatif au projet d'arrêté royal fixant les conditions particulières de recrutement du personnel statutaire et contractuel de l’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire et organisant le service en vue de prévenir les conflits d’intérêts.

L'obligation de déclaration d'un traitement de données à caractère personnel ne s'applique pas aux traitements qui concernent exclusivement l'administration du personnel au service de l'employeur (voir l'article 52 de l'arrêté royal du 13 février 2001).

Un dossier du personnel peut toutefois également contenir des données d'évaluation et d'appréciation. Dans ce cas, l'employeur devra quand même déclarer le dossier du personnel auprès de l'Autorité.