Données salariales

Les données salariales sont des données à caractère personnel au sens de la loi vie privée. Un employeur dispose des informations relatives au salaire de ses travailleurs car il est tenu de procéder au paiement en contrepartie des prestations de travail de ses travailleurs.

Généralités

Cette donnée à caractère personnel est traitée par l'employeur non seulement en vue de rémunérer les prestations de travail mais aussi pour assurer l'administration des salaires, conformément à un certain nombre d'obligations réglementaires qu'il a en la matière.

La l'Autorité reçoit régulièrement des questions visant à savoir ce qui est précisément permis ou non dans le cadre du traitementde telles données salariales. Le lecteur qui s'intéresse à cette problématique pourra retrouver ci-dessous quelques-uns de ces aspects.

Information par l'employeur de ses travailleurs quant à l'application de la loi vie privée, en particulier au niveau de l'administration des salaires et du personnel

L'employeur est tenu de fournir des informations à ses travailleurs sur le traitement de leurs données à caractère personnel dans le cadre de l'administration des salaires et du personnel qu'il effectue.

Pour l'administration des salaires et du personnel, il s'agit par exemple de :

  • données de candidature (formation suivie, expérience, ...) ;
  • données utiles pour déterminer la rémunération, y compris la rémunération variable et l'évaluation des prestations, les primes, l'assurance de groupe, ... ;
  • données utiles pour l'application de la législation sociale et fiscale (par exemple la situation du ménage) ;
  • données utiles pour l'occupation (horaires, description de fonction, accords, objectifs que le travailleur doit atteindre dans sa fonction, compétences qu'il doit posséder ou acquérir, ...) ;
  • données de formation (formations suivies, formations prévues, besoins de formations, ...) ;
  • données de planification de carrière, ...

Ces informations peuvent être communiquées aux travailleurs via une publication sur l'intranet, via un e-mail, par le biais de la fiche de salaire, du règlement de travail, ...


Il se peut également que l'employeur doive communiquer plusieurs données à caractère personnel à des tiers auxquels il recourt pour l'exécution de la gestion du personnel et de l'administration des salaires ou pour l'application correcte de la législation sociale et des conditions de travail, comme un secrétariat social, des formateurs, des consultants, le fournisseur d'une assurance de groupe, des services de prévention et de protection sur le lieu de travail, certains fournisseurs (ex. des vêtements de sécurité, des chèques-repas). L'employeur doit également communiquer aux travailleurs la liste de tels destinataires de données.

Bien entendu, l'employeur ne peut pas non plus conserver toutes ces données pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles il les obtient et les traite, en l'occurrence la gestion du personnel et l'administration des salaires. Cela implique que l'employeur ne peut en principe plus traiter les données relatives à un membre du personnel une fois que ce dernier n'est plus en service, sauf en vertu d'obligations légales comme celles qui existent par exemple en vertu de la législation sur les documents sociaux.

La distribution de la fiche de salaire

L'employeur doit traiter les documents personnels avec la plus grande prudence.

La Loi vie privée impose au responsable du traitement une série d'obligations au niveau de la sécurité et de la confidentialité à l'égard de des travailleurs.

Il doit veiller à ce que les travailleurs n'aient accès à des données à caractère personnel et ne soient habilités à les traiter que si l’exercice de leur fonction le requiert. Dans la pratique, cela signifie qu’en ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel, l’employeur est obligé de définir des profils de fonction ainsi que des niveaux d’autorisation y afférents.

Par ailleurs, l’employeur doit aussi veiller à donner des informations et des instructions de ses travailleurs. Les organisations qui traitent des données à caractère personnel sont donc invitées à élaborer et à appliquer des politiques claires dans ce domainepour tous les travailleurs.

Enfin, le responsable du traitement doit veiller à prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires offrant un niveau de protection adéquat afin de protéger les données à caractère personnel contre l’accès non autorisé, l’altération, la perte ou la destruction. Une atteinte à la confidentialité et à la sécurité du traitement constitue une violation de l’article 16 de la loi vie privée.

Ainsi, un employeur ne peut par exemple pas laisser une fiche de salaire dans un bac à courrier ouvert sans tenir compte de la vie privée des travailleurs concernés. Il est recommandé de tenir de tels documents à la disposition du membre du personnel concerné sous pli fermé. L'employeur évite ainsi que des personnes non habilitées puissent encore prendre connaissance des fiches de salaire d’autrui par pure curiosité.

Il est recommandé de tenir de tels documents à la disposition du membre du personnel concerné sous pli fermé. L'employeur évite ainsi que des personnes non habilitées puissent encore prendre connaissance des fiches de salaire d’autrui par pure curiosité.

La publication du salaire des managers publics

L'Autorité a publié à ce sujet l'avis n° 20/2005 du 30 novembre 2005 sur les propositions de loi relatives à la bonne gouvernance d’entreprise ("corporate governance") de sociétés cotées en bourse, d’entreprises publiques et d’organisations subventionnées par les pouvoirs publics.

L'Autorité évoquait dans cet avis relatif à la publication de rémunérations quelques principes qui découlent de la Convention européenne des droits de l'homme et de la jurisprudence européenne, en particulier le fait qu’une publication est considérée comme une ingérence dans le droit à la vie privée de sorte que le législateur doit être particulièrement attentif aux principes de prévisibilité et doit mener une enquête quant à la nécessité d'instaurer ou non d'éventuelles mesures de publicité.

À ce sujet, on peut également citer l'avis de l'Autorité n° 21/2007 du 23 mai 2007 relatif à la note approuvée par le Gouvernement flamand concernant une publicité accrue de la politique salariale au sein de l'autorité flamande.

Dans ce texte, la l’Autorité de protection des données affirmait comprendre l'ambition de l'Autorité flamande de conférer une publicité accrue à sa politique salariale mais a également attiré l'attention sur la nécessité de trouver un bon équilibre entre la protection de la vie privée d'une part et la demande de transparence d'autre part.

Cet avis a une fois de plus confirmé que la finalité poursuivie pouvait être atteinte en publiant les clés de répartition ainsi que les échelles de salaires et de traitements (statuts et barèmes) définies pour une catégorie déterminée de personnes plutôt que de publier systématiquement des informations salariales spécifiques concernant des personnes citées nommément.

La déclaration dans le cadre de l'administration des salaires

L'arrêté d'exécution du 13 février 2001 qui exécute la loi vie privée plus en détail prévoit plusieurs dispenses au principe de l'obligation de déclaration.

L'article 51 de cet arrêté dispose que les traitements de données dans le cadre de l'administration des salaires sont dispensés de la déclaration.L'article 52 du même arrêté précise que les traitements de données dans le cadre d'une administration du personnel sont également dispensés de la déclaration mais que le traitement ne peut pas se rapporter à certaines données. Les données ne peuvent pas non plus être destinées à une évaluation.

L'article 51 de cet arrêté dispose que les traitements de données dans le cadre de l'administration des salaires sont dispensés de la déclaration. L'article 52 du même arrêté précise que les traitements de données dans le cadre d'une administration du personnel sont également dispensés de la déclaration mais que le traitement ne peut pas se rapporter à certaines données. Les données ne peuvent pas non plus être destinées à une évaluation.

Cela signifie que si le traitement s'inscrit dans le cadre d'un calcul des salaires conforme à une CCT, il est dispensé de déclaration.

Le remboursement de prestations fournies – le détail des données salariales y afférentes

Il arrive qu'un employeur doive récupérer des dépenses auprès de parties adverses. C'est par exemple le cas dans le cadre de sinistres, où les dommages (dont des prestations du personnel lors de la réparation de l'infrastructure endommagée) sont récupérés auprès d'une partie adverse responsable du sinistre.

Les parties adverses concernées demandent bien sûr le détail des prestations facturées. De plus en plus souvent, dans ces cas, il est demandé de présenter un relevé détaillé des prestations des membres du personnel ainsi que les données salariales y afférentes afin de justifier la facture.

Lorsqu'un employeur exige une indemnisation de celui qui a causé le dommage, il doit calculer l'ampleur du dommage. Chaque préjudice doit à cet effet être expliqué en détail. Concrètement, cela signifie que lorsqu'un employeur veut récupérer le coût de son propre personnel pour les travaux de réparation, il doit préciser combien de travailleurs ont été engagés, combien d'heures/de jours ils ont été employés, quelles sont leurs qualifications et quelle échelle barémique/quel barème leur est applicable (ces informations ne comportent pas de référence explicite aux travailleurs réellement concernés). Cela donne à la partie adverse une idée de la manière dont on a établi le montant sur la facture.

Le montant de la facture est calculé unilatéralement par le créancier (l'employeur dans ce cas). Si la partie adverse conteste le montant d'un préjudice repris sur la facture, il peut demander que l'employeur présente les pièces justificatives nécessaires à la justification de ce préjudice de manière à pouvoir en contrôler l'exactitude. Cela signifie par exemple qu'il faut prouver quels travailleurs ont effectué la réparation, combien de temps ils y ont consacré et quel était leur salaire.

Fournir/communiquer les données salariales des travailleurs impliqués dans la réparation constitue un traitement et plus particulièrement un traitement ultérieur étant donné que les données qui ont été collectées par l'employeur pour la propre gestion des salaires sont utilisées en vue d'une autre finalité, à savoir la justification d'un montant déterminé sur une facture.

La question se pose de savoir si l'employeur a le droit d'effectuer ce traitement ultérieur. La réponse à cette question est affirmative car le nouveau traitement concerne en fin de compte aussi la rémunération des prestations de travail des travailleurs. L'employeur a rémunéré ses travailleurs pour des prestations de travail qu'ils n'auraient pas dû réaliser si le sinistre n'avait pas eu lieu. Durant le temps consacré à la réparation, ils n'ont pas pu fournir leurs prestations habituelles pour l'employeur. La contre-valeur des prestations de travail fournies est ensuite récupérée auprès du débiteur responsable.

Le travailleur a toujours un droit à l'information. L'employeur peut par exemple satisfaire à cette obligation en insérant une mention dans le règlement de travail indiquant qu'il peut fournir des données salariales à des parties adverses en vue de justifier des demandes de dommages et intérêts.

Celui auquel ces informations sont fournies (la partie adverse) doit évidemment aussi respecter la Loi vie privée. Cela signifie qu'il peut utiliser les informations relatives au salaire exclusivement pour contrôler l'exactitude de la demande de dommages et intérêts. Une fois que le contrôle est réalisé et qu'il n'y a plus de discussion quant à cet aspect de la demande de dommages et intérêts, il doit détruire ces informations.