Obtention de listes de personnes

L'interdiction de principe de fournir des listes de personnes du registre de la population à des tiers connaît quelques exceptions.

Une interdiction de principe, mais il y a des exceptions

Il est en principe interdit de fournir des listes de personnes à des tiers, sauf s'il s'agit d'une autorité ou d'une institution publique habilitée à obtenir de telles listes par ou en vertu de la loi.

La réglementation prévoit toutefois un certain nombre exceptions à cette interdiction de principe. Sur demande écrite mentionnant l'usage qui en sera fait, de telles listes peuvent uniquement être fournies notamment (1) à des partis politiques, exclusivement à des fins électorales au cours des six mois qui précèdent la date d'élections ordinaires ou des quarante jours qui précèdent la date d'élections extraordinaires et (2) à des organismes de droit belge qui accomplissent des missions d'intérêt général et qui ne disposent pas d'une autorisation d'accéder au Registre national (il s'agit des deux principales exceptions).

En ce qui concerne le point (2), la personne souhaitant obtenir des données à caractère personnel du registre de la population adresse une demande écrite (accompagnée des pièces justificatives nécessaires) au Collège des bourgmestre et échevins, en mentionnant la finalité pour laquelle les données sont demandées. Cette finalité doit faire partie de la description de fonction statutaire ou réglementaire du demandeur.

Lorsque la demande est acceptée, seules les données proportionnelles (c'est-à-dire pas davantage de données que celles nécessaires à la réalisation de la finalité) à la lumière de la finalité indiquée peuvent être fournies.

Le Collège des bourgmestre et échevins doit signaler au demandeur qu'il ne peut pas fournir les données à des tiers ou les utiliser à des fins autres que celles mentionnées dans la demande. Il va de soi que les données doivent être détruites si la liste n'est plus nécessaire.

Parmi les exceptions mentionnées à l'interdiction de principe, c'est surtout la première qui est importante dans la pratique, à savoir la communication de listes de personnes à des "organismes de droit belge qui accomplissent des tâches d'intérêt général".

Deux notions centrales

Deux notions occupent ici une place centrale : d'une part, les "organismes de droit belge" et d'autre part, "l'accomplissement d'une tâche d'intérêt général".

La première notion concerne les personnes morales de droit privé ou public qui n'ont pas accès au Registre national et qui accomplissent des missions d'intérêt général, comme il doit ressortir de la forme juridique de l'organisme (personne morale de droit public) ou de la nature de l'activité (personne morale de droit privé poursuivant un but caritatif, culturel ou philanthropique), à l'exclusion de tous les organismes poursuivant un but commercial ou lucratif. Une personne physique, une association ou organisation de fait, un comité, etc. ne répondent en principe pas à ce critère. On ne peut par conséquent pas leur fournir de liste.

La deuxième notion - l'accomplissement d'une tâche d'intérêt général – est clairement l'élément déterminant. Un organisme ne peut en principe réclamer les données que pour des missions d'intérêt général qui s'inscrivent dans le cadre de sa mission ou de son objectif général. La réclamation des données pour des missions d'intérêt général autres que celles qui s'inscrivent dans le cadre de sa mission ou de son objectif général n'est en principe pas acceptée.

La réglementation ne comporte toutefois que peu d'informations quant à ce qu'il y a lieu d'entendre précisément par "tâches d'intérêt général". La seule précision que le ministre compétent ait donnée par le passé est d'une part, que la poursuite d'un objectif commercial ou lucratif ne relève pas de cette notion et d'autre part, que la poursuite d'un objectif caritatif, culturel ou philanthropique peut en principe relever de cette notion.

Fournir des listes de personnes à des écoles

La l'Autorité est régulièrement interrogée par des communes pour savoir si elles peuvent fournir de telles listes à des écoles, des associations de jeunesse ou autres en vue de recruter des élèves ou des membres.

En réponse à diverses questions parlementaires, le ministre a analysé à plusieurs reprises l'exemple d'un établissement d'enseignement, qui peut en principe recevoir une liste dans le cadre de sa mission pédagogique (intérêt général) ainsi que l'exemple d'associations locales, qui peuvent en principe recevoir une liste pour les objectifs caritatifs, culturels ou philanthropiques qu'elles poursuivent. Le ministre a toutefois estimé que "le fait de mener des campagnes de publicité personnalisées pour l'enseignement que l'on dispense ne semble pas constituer un motif répondant à ce critère, indépendamment du fait que cela se fasse par des visites à domicile ou par la Poste. Le recrutement de nouveaux membres par des associations locales ne répond pas non plus à la finalité des registres de la population" [Traduction libre réalisée par le secrétariat de la l’Autorité de protection des données, en l'absence de traduction officielle].

Pour l'Autorité, il est important, dans la pratique, que le Collège des bourgmestre et échevins travaille en deux phases lors de la demande. La première étape doit consister en l'analyse de la recevabilité de la demande d'obtention d'une liste : la commune est-elle un "organisme de droit belge" accomplissant une "tâche d'intérêt général" ? L'étape 2 consiste alors à l'analyse factuelle du bien-fondé : l'acte concret est-il directement lié à la tâche d'intérêt général de l'organisme de droit belge en question ?

Le Collège des bourgmestre et échevins doit donc faire preuve d'une certaine prudence lorsqu'il examine les demandes. Le simple fait qu'un organisme accomplisse des tâches d'intérêt général ne suffit pas pour lui fournir des listes. Par exemple, la mission d'une école consiste à dispenser un enseignement de qualité dans le cadre de son projet pédagogique (intérêt général). Le recrutement d'élèves et le fait de se positionner sur le marché scolaire ne font pas partie de cette mission centrale. Par conséquent, on ne peut pas fournir une liste à une école afin qu'elle puisse envoyer aux élèves (parents) de la dernière année d'enseignement primaire un courrier personnalisé afin de les inciter à suivre l'enseignement secondaire qu'elle dispense. Un tel acte ne s'inscrit pas dans le cadre de l'accomplissement d'une tâche d'intérêt général.

L'Autorité estime par ailleurs que dès qu'il est question de ce que l'on appelle un "intérêt supralocal", le demandeur ne doit pas adresser sa demande aux différentes communes concernées mais qu'il doit faire appel au Registre national et donc introduire une demande d'autorisation au Comité sectoriel du Registre national.

En conclusion : d'autres médias

Enfin, l'Autorité souhaite faire remarquer que l'utilisation de données du registre de la population ne constitue pas le seul moyen disponible pour atteindre le public. Lorsque par exemple d'autres moyens sont disponibles pour atteindre le public, le Collège doit rejeter la demande. On peut ainsi se référer à l'information des citoyens via le site Internet de la commune, via le journal communal d'information ou via des dépliants spécifiques (à la maison communale, au bureau de poste local ou via une distribution toutes-boîtes). Certains de ces actes témoignent en outre d'une certaine publicité active de l'administration. Pour les écoles spécifiquement, la commune peut par exemple choisir de mentionner toutes les écoles de son territoire sur le site Internet de la commune ou dans le journal communal d'information de sorte que les parents puissent eux-mêmes prendre contact avec l'école de leur choix. Il s'agit là d'un exemple pratique du principe de proportionnalité déjà cité précédemment.