Consultation par une commune ou un CPAS

D'après la réglementation, une commune ou un CPAS peut dans certains cas consulter le registre de la population.
Généralités
Conditions de consultation
Cas spécifique : félicitations pour des jubilés

Seuls les services communaux et les services dépendant du CPAS peuvent consulter le registre de la population, et ce à des "fins internes". On ne sait pas clairement ce qui relève de cette notion étant donné qu'aucune précision n'est donnée ailleurs.

On admet que tous les services communaux ou tous les services dépendant du CPAS ne peuvent pas effectuer une consultation. On donne ainsi l'exemple de services ayant une autonomie propre et qui sont donc gérés séparément et de services n'ayant pas un caractère de droit public (par exemple un hôpital du CPAS qui conclut des accords de coopération avec des partenaires privés). En outre, il existe depuis quelque temps en Flandre lesdites entreprises communales autonomes et en Wallonie les régies communales autonomes, ce qui ne clarifie en rien la situation.

 

Une telle confusion crée à l'heure actuelle une certaine insécurité juridique. Néanmoins, la l'Autorité souhaite se montrer constructive : la commune doit en effet pouvoir disposer de certaines données pour remplir ses missions en tant qu'administration publique. En attendant une éventuelle description ou délimitation des "fins internes", l'Autorité estime que les finalités qui s'inscrivent dans le cadre des compétences confiées réglementairement aux communes peuvent être qualifiées d' "internes".

En contrepartie de ces facilités de consultation, il est nécessaire que les communes mettent au point une bonne politique de sécurité de l'information sous la surveillance et le contrôle d'un conseiller en sécurité de l'information. Cela implique notamment que chaque consultation des registres de la population doit être journalisée de manière à toujours pouvoir vérifier qui a consulté quoi, quand et pourquoi dans les registres de la population afin de pouvoir détecter et sanctionner une consultation de données à des fins non internes ou personnelles. Cela requiert également l'élaboration d'une bonne gestion des accès et des utilisateurs.

Comme déjà indiqué, la Loi vie privée s'applique également car il y a un traitement de données à caractère personnel. À cet égard, il est nécessaire de faire référence au principe de proportionnalité. Dans plusieurs cas, la commune ne devra en effet pas réaliser de traitement de données à caractère personnel et ne devra donc pas consulter le registre de la population, mais pourra accomplir sa mission d'une manière moins intrusive pour la vie privée. Ainsi, la commune peut par exemple informer ses citoyens via le site Internet de la commune, via le bulletin d'information communal ou via des dépliants spécifiques (à la maison communale, dans le bureau de poste local ou via une distribution toutes-boîtes). Certains de ces actes témoignent en outre d'une certaine publicité active de l'administration.

L'Autorité souhaite examiner deux cas spécifiques plus en détail. La première situation concerne l'invitation par une commune de personnes fêtant leur jubilé (de mariage). La problématique des personnes fêtant un jubilé a été largement abordée au Parlement flamand. Le ministre flamand des Affaires intérieures a fait remarquer ce qui suit : "il ressort des avis émis par le SPF Intérieur que le fait d'envoyer des vœux à des personnes fêtant leur jubilé ne relève actuellement pas du qualificatif de "fins internes" pour l'état fédéral " [Traduction libre réalisée par le secrétariat de la l’Autorité de protection des données, en l'absence de traduction officielle]. D'après lui, il faudrait faire une distinction en ce sens qu'un bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil communal ne puisse pas réclamer individuellement de telles listes pour ensuite envoyer une lettre de félicitations personnalisée. Une commune devrait par contre avoir cette possibilité. Il cite à cet égard une lettre de l'Autorité : "Il découle de ces dispositions que l'envoi de félicitations à des habitants de la commune à l'occasion de leur jubilé de mariage est permis, mais que ce doit être une initiative de l'administration communale". Il est ainsi clair qu'il ne s'agit pas d'une initiative privée et que l'on ne peut pas considérer qu'il est question d'une propagande politique.

Dans la pratique, c'est souvent un échevin déterminé (par exemple, celui des festivités) ou le bourgmestre qui envoie la lettre, mais cette dernière doit mentionner clairement qu'elle émane de l'administration communale et qu'il ne s'agit pas d'une initiative privée d'un conseiller communal par exemple, ce qui peut facilement être considéré comme une forme de récupération politique (surtout par exemple si la période des élections communales approche). L'envoi de telles lettres devrait de préférence faire l'objet de procédures établies, de sorte que toute personne au sein de la commune sache ce qui est permis ou non.

L'Autorité estime que la consultation des registres de la population doit toujours être couverte par une décision de l'administration communale (par exemple, du Collège des bourgmestre et échevins), ce qui permet de contrôler la finalité de la consultation. La mission qui consiste à consulter le registre de la population doit toujours se faire en fonction des "fins internes", lesquelles doivent s'inscrire dans le cadre de la compétence de la commune dans le chef de sa mission d'administration publique.